携帯電話やスマートフォンとは違う
就職活動をすれば、メールで会社の人と連絡をする場合もあります。
会社の人にメールを送る場合は、受け取る会社の人はパソコンで受け取ります。
そのために、携帯電話やスマートフォンの相手にメールを送る場合とは、メールの書き方は違います。
メールは書き方で良い印象にも悪い印象にもなります。
文字なのでこれは印象になりやすいのです。
必ずメールを送るときはパソコンから送るようにしましょう。
余裕があれば就職活動用のメールアドレスを作ると良いです。
大学で用意してくれるメールアドレスがなければ、Gmailでもプロバイダーのメールでも構いません。
小さな企業だと、Gmailでもプロバイダーのメールを使っている人もいます。
メールの書き方
件名はわかりやすく書くようにしましょう。
企業によっては、1日に何通ものメールを受け取る人もいます。
用件がわかるように書くようにして、あまりにシンプルな「ありがとうございます」などの件名はスパムメールだと思われる可能性もあります。
件名を空白にするのもよくありません。
メールの書き出しは、
「株式会社○○ ○○様」
とします。
有限会社という場合もあるかもしれません。
また(株)という風に略して書くのは良くないです。
そして1行開けて、
「お世話になります。〇〇大学の〇〇と申します。」
と書きます。
携帯電話のメールのように用件だけ書いて送るのは、相手に幼稚でマナーの出来ない人のメールだと思われるので止めましょう。
本文は、適度に改行して読みやすい文章にしましょう。
改行のない文は、あまりにも読みにくく相手が読まないかもしれません。
また、携帯小説のように改行の多すぎる文章も良くありません。
時には文章は相手にあなたの言いたいことが伝わない可能性もありますので、あまり長くならないように意識しながらも、伝えたい内容をはっきりと書くと良いです。
最後にメールの終わりには署名を付けます。
大学名、名前、電話番号、メールアドレスを記載します。
署名の書き方が解らなければ、ネットで探せば署名のテンプレートが見つかります。
署名は上記の内容を書くだけでも良いですし、以下のサイトのようなテンプレートを使っても構いません。
間違ったとき
メールを誤って途中で送信したときや、後でメール内容に誤りに気づいたときは、一言先ほどのメールに誤りがあったので、再度送信します、と最初に書いて再送信しましょう。
場合によっては何度か会社の担当者の人とメールでやりとりをすることもあるかもしれません。
そのような場合には、署名は、本文が終わったすぐ後でも、メール全体の最後でもどちらに署名を記入しても構いません。